Для того, чтобы ваш переезд из одного офиса в другой произошёл без проблем, необходимо соблюдать несколько простых правил.
Во-первых, обратитесь к тем фирмам, которые давно и профессионально занимаются этим видом услуг – переезд из офиса в офис, это их сфера.
Во-вторых, предупредите заранее сотрудников о предстоящем переезде. Расскажите им о том, как будут располагаться места в новом офисе. Вероятнее всего, что сотрудники захотят упаковать сами свои вещи, поэтому заранее обеспечьте их коробками и иным материалом для упаковки.
К третьей рекомендации можно отнести составление повременного плана и чёткое ему следование. Заранее распределите время для упаковки и разграничьте обязанности каждого сотрудника при переезде, это позволит контролировать весь проезд переезда и своевременно реагировать на возникающие сложности.
Рекомендуем вам составить план будущей организации в новом офисе, условно зонировать его и дополнять чёткими указаниями, с распределением розеток и рабочих площадей, в противном случае сотрудники могут начать хаотично передвигать мебель.
Дайте в помощь менеджеру, ответственному за переезд как минимум, двух помощников, один из которых будет находиться в старом офисе, а другой- в новом. Во время переезда возможно возникновение внештатных и прочих конфликтных ситуаций. Такие ситуации проще всего урегулировать специально подготовленному к такому общению сотруднику.
Позаботьтесь о простоте связи между сотрудниками, участвующими в переезде, можно даже выдать им рации.
Расставьте приоритеты на новом месте. Составьте детальный план того, какие вещи будут перевозиться в первую очередь, а какие чуть позже. Организуйте на новом месте заранее работу всех сотрудников, в какое место вступят в процесс компьютерщики, электрики, а когда распаковщики коробок.
В противном случае могут столкнуться представители разных профессий и начать акцентировать свою собственную значимость.
В процессе расстановки мебели могут «невовремя» появиться уборщики или работники бухгалтерии, поэтому предпочтительнее действовать по заранее составленному повременному плану.
И, кстати: не торопитесь с уборкой. По словам людей, организующих переезды на профессиональном уровне, всё за один день разобрать практически невозможно. Гораздо удобнее в спокойном темпе всё распаковать и расставить по надлежащим местам. Также можно посоветовать выделить дополнительные средства на вывоз мусора, ведь его может оказаться значительно больше, чем вы предполагали.
