Надежное архивное хранение конфиденциальных документов — одна из первостепенных задач, которые стоят перед бизнесом. Сегодня мы поговорим о том, какие требования предъявляются к помещению, где будет храниться архив, и как проще всего достичь этих условий.
Конфиденциальность
Прежде всего, зал, где будет размещаться ваш архив, должен быть защищен от посторонних. В идеале все выглядит так:
- комната закрывается на железную дверь;
- ключ сделан в двух экземплярах, один из которых хранится в сейфе у руководителя, а второй — у ответственного лица;
- ключ можно получить только с письменного разрешения руководителя.
В профессиональных хранилищах все папки и коробы не подписаны, а имеют только код, соответственно без специального дешифратора никто не может определить, к какой компании относится тот или иной блок.
Физические условия
Если вы организуете архив самостоятельно, вам нужно выбрать для него помещение максимально соответствующее следующим условиям:
- температура 17-19°С;
- влажность 40-50%.
Очень важно избегать сильных перепадов влажности и температуры. Колебания не должны превышать 3°C и 5% влажности в течение дня.
Все знают, что от света бумага выгорает. Поэтому в архиве должно быть темно. Для хранения подходит освещение 30-50 люкс. Кроме того, документы стоит размещать в коробки с крышкой, чтобы защитить их от света.
Еще один момент, который нужно продумать: чистота. Пыль, грязь, мелкие частицы, пыльца растений и другие подобные составляющие воздуха негативно сказываются на хранении. В идеале воздух в помещении должен быть очищен с помощью фильтров.
Конечно, это — идеальные условия, которые используют для хранения бумажных памятников в музеях. В профессиональных хранилищах такие параметры поддерживают с помощью специальных систем и датчиков.
Создать такие условия в офисе сложно, но нужно стремиться к этому.
Защита от огня
Самый страшный враг бумаги — огонь. Даже мокрый документ можно высушить, а вот со сгоревшим уже ничего сделать нельзя. Поэтому очень важно продумать защиту от огня. Обшивайте стены специальными огнестойкими покрытиями, устанавливайте огнезащитную дверь, датчики пожарной сигнализации, а также порошковые средства пожаротушения.
Кроме того, нужно следить за состоянием проводки и не размещать архив в непосредственной близости от кухни и серверной — то есть помещений, склонных к возгоранию.
Профессиональные архивохранилища уделяют особое внимание этому вопросу. Там все продумано для того, чтобы пожар не возник. А если все же беда случится, то специальные, подходящие для данных условий автоматические огнетушители, быстро погасят очаг возгорания.
